Nell’ottica di migliorare gli aspetti organizzativi del Congresso e per assicurare i più alti standard qualitativi, la Segreteria Organizzativa richiede che vengano rispettate le seguenti linee guida realizzate in accordo con la Società Italiana di Reumatologia:
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1.
Le fasce di sponsorizzazione, l’affitto degli spazi espositivi e le prenotazioni delle forme di partecipazione seguiranno il principio “first come, first served”.
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2.
I servizi tecnici previsti per tutte le sessioni del Congresso verranno gestiti dal Service ufficiale; eventuali altri fornitori proposti dalle Aziende sponsor verranno presi in debita considerazione solo nel caso in cui il Service ufficiale non fosse in grado di soddisfare le medesime richieste qualunque fornitore, che fosse chiamato a gestire i simposi o l’esposizione o qualsiasi altro aspetto congressuale a nome dell’Azienda sponsor, deve sottoporre il progetto alla Segreteria Organizzativa per l’approvazione finale da parte del Presidente SIR.
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3.
Le presentazioni in Power Point di tutti i relatori del Congresso, simposi e letture sponsorizzati compresi, dovranno essere consegnate tassativamente presso il centro slide; non sono ammesse eccezioni.
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4.
Il personale di assistenza allo stand o in sala, ovvero hostess e steward, sarà esclusivamente quello previsto dalla Segreteria Organizzativa al fine di evitare difformità di comportamento e abbigliamento.
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5.
In base a specifiche indicazioni fornite dal Centro Congressi è fatto divieto affiggere alle pareti locandine, materiale pubblicitario o poster.
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6.
E’ vietata la distribuzione di materiale promozionale Aziendale al di fuori dell’area di pertinenza del proprio stand espositivo.
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7.
Tutti i servizi di food & beverage previsti in occasione del Congresso, serviti in qualsiasi area del Centro Congressi, stand compresi, potranno essere erogati solo dal fornitore ufficiale del Centro Congressi e sempre facendone richiesta direttamente alla Segreteria Organizzativa o acquistabile dal portale creato ad hoc per l’evento.
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8.
I fornitori di beni e servizi dovranno essere quelli previsti e approvati dalla Segreteria Organizzativa (esempio: pulizie stand, servizi tecnologici, etc…).
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9.
L’orario di eventuali riunioni tra i partecipanti al Congresso (relatori, moderatori o discenti) non dovrà coincidere con gli orari delle sessioni istituzionali SIR; le Aziende sono inoltre libere di convocare riunioni con i loro dipendenti nelle sale loro riservate e negli orari ritenuti più opportuni.
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10.
L’utilizzo del logo SIR e/o del Congresso è sempre ed in ogni caso vincolato all’approvazione scritta da parte della Segreteria Organizzativa previo nulla osta del Presidente SIR.
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11.
La Segreteria Organizzativa è responsabile della sicurezza all’interno della sede congressuale ed esercita il diritto esclusivo di far accedere al Congresso coloro che ritiene idonei, in accordo con la Società Italiana di Reumatologia. E’ pertanto severamente vietato introdursi all’interno dell’area congressuale con un badge aziendale che non corrisponda alla società di cui si è dipendenti o collaboratori. Non è pertanto consentito alla aziende sponsor cedere il proprio badge a fornitori, partner, agenzie o altre aziende non ufficialmente registrate. Unitamente al badge verrà consegnato un braccialetto che dovrà essere indossato per tutta la durata del Congresso.
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12.
Nessun individuo può entrare e trattenersi all’interno della sede congressuale senza essersi registrato presso il desk iscrizioni, nominalmente o con l’indicazione dell’azienda di appartenenza.
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13.
Le Aziende sono pregate di prevedere i propri trasferimenti da e per la sede congressuale e l’organizzazione del viaggio dei propri delegati rispettando gli orari e i giorni del Congresso; questo permetterà ai delegati di seguire tutte le sessioni previste dal Comitato Scientifico. E’ assolutamente vietato organizzare i trasferimenti di ritorno in hotel allo stesso orario della fine delle sessioni in quanto ogni delegato deve poter seguire gli interventi fino alla fine ed avere il tempo necessario per andare al guardaroba.
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14.
Le Aziende sono tenute a comunicare personalmente alle loro Agenzie eventuali quote di iscrizione o badge expo gratuiti così che possano essere esplicitati nell’invio dei dettagli della delegazione alla Segreteria Organizzativa.
Tutte le Aziende sponsor sono cortesemente invitate a rispettare le linee guida sopra elencate.
La Segreteria Organizzativa rimane comunque a disposizione per considerare eventuali richieste di deroga a quanto sopra e a sottoporle al Presidente SIR per indispensabile autorizzazione.
